Como encontrar o repositório mais adequado para pesquisa de UX em 5 etapas [e ainda: um modelo de avaliação da Condens]

Um repositório de pesquisa de usuários é uma base de conhecimento de ponto de contato que armazena e organiza dados, insights e pesquisas de usuários para lidar com o feedback, ajudar as equipes a analisar as informações com eficiência, e para promover a colaboração entre essas equipes com o intuito de melhorar a experiência do produto (PX).

O processo de avaliação em cinco etapas deste artigo mostra uma maneira estruturada de encontrar a melhor e mais adequada ferramenta digital para a sua equipe. E você pode ainda dar respaldo à sua decisão com este recurso para download gratuito: um modelo de metas e de avaliação da Condens.

O quão extenso será o processo de avaliação para a sua equipe de produto irá depender do tamanho da sua organização e do número de pessoas envolvidas. A decisão pode levar apenas um dia para uma equipe de pesquisa formada por apenas uma pessoa, mas pode chegar a durar várias semanas em uma grande empresa ou organização.

Então, vamos lá?

Observação: recomendamos que você siga as cinco etapas do processo a seguir por ordem cronológica, mas em alguns casos talvez seja necessário voltar às etapas anteriores. Por exemplo, se durante uma demonstração você aprender sobre um aspecto interessante de um repositório, algo que não havia pensado antes (na etapa 4), será necessário adicioná-lo à sua lista de requisitos (de volta à etapa 2). Por isso, é útil ter alguma flexibilidade nesse caso.

1. Defina e priorize seus objetivos

Um erro comum na escolha de um repositório de pesquisa de usuários é pular diretamente para as ferramentas e iniciar uma comparação. Mas comparar ferramentas de repositório é uma tarefa difícil quando você não sabe o que procurar.

Ao invés disso, comece definindo o que você deseja alcançar com o repositório. Ter objetivos estratégicos é uma etapa crucial no desenvolvimento de produtos e é algo que ajuda a sua equipe a entender as funções e benefícios de um repositório de pesquisa de UX. 

Em seguida, crie um documento para listar os seus objetivos por escrito. Aqui está um modelo de objetivos e de avaliação que você pode usar, incluindo os objetivos mais frequentemente mencionados que os pesquisadores de UX possuem para um repositório. Faça uma cópia e preencha-o com as informações que você for coletando ao longo do processo:

Colunas A-C: objetivos preliminares

Um elemento importante do modelo é a coluna B, que indica os objetivos que o repositório deve atender. Uma meta ou objetivo consiste no: 

1. Resultado desejado, por exemplo, centralizar os dados de pesquisa existentes

2. O benefício do objetivo final, por exemplo, de responder a perguntas de colegas mais rapidamente

Simplesmente exclua as linhas da planilha que contenham objetivos que não são relevantes para você, e adicione metas que ainda não estejam na lista.

A coluna A descreve a função geral à qual um respectivo objetivo pertence, o que pode ajudá-lo a organizar seus objetivos e metas em categorias, para identificá-los e priorizá-los facilmente. 

Em seguida, use a coluna C para descrever as mudanças esperadas e os resultados desejados sob a forma de exemplos concretos, possivelmente referindo-se a funções ou cenários concretos de sua organização. O modelo inclui alguns exemplos de referências que podem ser facilmente adaptados ou alterados para se adequarem ao seu produto e mercado.

Coluna D: envolvimento da equipe e das partes interessadas

Em seguida, converse com as partes interessadas que você identificou na coluna D: pergunte quais são seus pontos fracos, suas histórias e seus objetivos com a pesquisa de UX. Também pode ser útil conduzir uma análise das partes interessadas nesse estágio para garantir a adesão e o apoio de executivos e dos investidores. O envolvimento das partes interessadas ajuda a ver coisas que você pode ter deixado passar, e aumenta a aceitação de todos após a implementação do repositório.

Ao incluir a sua equipe e as partes interessadas nessa fase, é útil ser o mais detalhado possível. Por exemplo, se você quiser tornar mais fácil para as partes interessadas encontrarem pesquisas existentes, pergunte a eles sobre a última vez que tentaram aprender algo com pesquisas existentes e os métodos de pesquisa que utilizaram. Tente descobrir o que um repositório precisa oferecer para que as partes interessadas possam usá-lo para atingir seus objetivos comerciais e de produto.

Adapte e refine continuamente a planilha de acordo com as contribuições das partes interessadas. Você também pode adicionar uma classificação de prioridades, colocando os objetivos importantes nas linhas superiores e os objetivos menos importantes mais abaixo.

2. Identifique as necessidades da sua equipe

Agora que você tem uma ideia sobre o que o repositório deve ajudá-lo a fazer e quem envolver no processo, a próxima etapa é pensar sobre como atender às necessidades da equipe. Faça uma análise de lacunas para considerar: 

• A ferramenta de repositório em si, e os recursos que o software precisa oferecer

• As mudanças nos fluxos de trabalho e os hábitos das pessoas envolvidas. Quanto maior for sua organização, mais relevante será esse aspecto.

No modelo, use as colunas E e F para cada um dos dois tipos de pré-requisitos:

Colunas E e F: identificar pré-requisitos

A coluna E refere-se aos recursos da própria ferramenta—quais recursos ela precisa ter? Você precisa ser o mais detalhado possível, e levar em consideração aspectos como possibilidades de acesso dos stakeholders e das partes interessadas e a facilidade de compartilhamento das descobertas e dos resultados.

Em seguida, a coluna F descreve as alterações no fluxo de trabalho: o que precisa ser alterado em relação ao processo atual? Quais são as novas tarefas que precisam ser planejadas, quais procedimentos serão alterados, e quais tarefas irão desaparecer? Pensar nos desafios do gerenciamento de produtos o ajudará aqui.

O modelo inclui exemplos de respostas nas colunas E e F. O preenchimento correto dessas colunas—em colaboração com as partes interessadas— ajudará a sua equipe a descobrir possíveis bloqueios ou obstáculos logo no início.

3. Crie uma lista com uma seleção de ferramentas essenciais

Agora que você tem uma boa base de informações sobre as necessidades da sua equipe, pode começar a procurar ferramentas de repositório de pesquisa. 

Comece verificando as listas de ferramentas populares e revisadas de sites como o G2. Essa pesquisa quantitativa oferece diferentes pontos de vista de UX designers e de equipes de produto. A partir daí, você pode criar uma longa lista de ferramentas em potencial e, em seguida, restringi-la verificando alguns de seus critérios cruciais ou não negociáveis, aqueles que estão listados na coluna E. 

Tente chegar a um ponto em que você tenha apenas dois ou três fornecedores de SaaS (software como serviço) para escolher e, em seguida, faça uma avaliação mais aprofundada (continue lendo para saber como).

4. Use demonstrações e testes

Usando os dois ou três fornecedores pré-selecionados na sua lista, você pode agora seguir em frente para coletar mais informações. Os respectivos sites e centrais de ajuda das ferramentas devem fornecer uma boa visão geral dos seus recursos, mas, para adaptar a sua pesquisa, entre em contato com as suas respectivas equipes de vendas e compartilhe suas metas e objetivos específicos com eles para saber como a ferramenta em questão poderia atender às suas necessidades de produto e de usuário. Nesta etapa, você realizará testes de usabilidade para determinar se a ferramenta é adequada para a sua equipe.

Use a página dois do modelo de meta e avaliação para estruturar esta avaliação.

A primeira linha é para inserir o nome do respectivo fornecedor. Em seguida, o modelo possui duas categorias principais: 

• Experiência do usuário, que avalia o grau de facilidade e o quão divertido é usar a ferramenta

• Funcionalidade, que avalia se a ferramenta oferece todos os recursos que você precisa para atingir os seus objetivos

Além das pontuações (1 é pior, 5 é melhor), use também a seção de comentários para coletar aspectos qualitativos de cada ferramenta.

Recomendamos que você avalie as ferramentas em equipe, pois o feedback dos funcionários ajudará você a fazer uma escolha que funcione para todos. Você e sua equipe podem preencher a planilha juntos, reservando um tempo em seus calendários para criar uma demonstração da ferramenta em conjunto, ou deixar que cada membro da equipe e cada parte interessada avalie as ferramentas de forma assíncrona e isolada. De qualquer forma, peça para que cada pessoa adicione suas impressões no modelo de avaliação, para que você possa manter as informações de todos em um local relevante.

Você encontrará mais três categorias para avaliação: 

• A segurança e a privacidade geralmente são uma questão de "OK" ou "não está OK", e exigem o envolvimento da sua equipe jurídica ou de segurança. 

• O suporte e a integração consideram vários aspectos, como o escopo do suporte e os serviços de integração incluídos nos respectivos planos; os canais disponíveis para comunicação com o fornecedor; ou até mesmo diferenças de fuso horário para garantir uma sobreposição suficiente durante um dia de trabalho.

• O preço refere-se (surpresa!) ao custo que a ferramenta representa para a sua equipe.

A maioria das ferramentas oferece uma demonstração ao vivo para ajudá-lo a entender como a ferramenta poderia atender aos requisitos do seu produto e aos seus objetivos comerciais. Também é altamente recomendável fazer uso das avaliações gratuitas que as ferramentas oferecem. O ideal é usar dados reais de pesquisa com uma avaliação gratuita (caso sua equipe jurídica permita), pois essa é a melhor maneira de avaliar se a ferramenta é adequada para a sua equipe.

5. Atribua funções à equipe e desenvolva um plano de integração

Depois de coletar informações de demonstrações e testes, é hora de tomar uma decisão. Talvez você queira marcar uma breve reunião com a equipe, com o seu gerente e com outras partes interessadas importantes, para discutir o feedback e os comentários recebidos, antes de tomar uma decisão final, em conjunto. A Colaboração multifuncional ajuda a melhorar o alinhamento da equipe com o plano durante todo o processo de pesquisa. 

Depois de escolher uma ferramenta, atribua a alguém a responsabilidade pela sua implementação. Isso diz respeito à compra da ferramenta, à definição das estruturas de dados no repositório, à coordenação da migração do material de pesquisa existente, ao fornecimento de acesso a todos os utilizadores, à comunicação sobre a adesão do repositório ao longo de toda a organização, e à garantia de que todos estejam devidamente integrados. Ter clareza sobre essas funções é especialmente importante para a integração e trabalho em equipes remotas. 

Lembre-se de que a introdução de um repositório leva tempo, e um plano de implementação adequado é fundamental para o sucesso. Você não precisa implementar cada meta desde o início—considere a classificação dos objetivos (da etapa 1), e concentre-se primeiro nos objetivos mais importantes para tornar a tarefa de implementação do repositório de pesquisa mais gerenciável e gerar impulso.

Por fim, avalie o valor do repositório após algum tempo, comparando o que você alcançou com os seus objetivos iniciais. O ideal é que você tenha definido medidas e métricas de sucesso antecipadamente (veja a coluna G no modelo). Agora você pode coletar dados sobre essas medidas de sucesso, identificar onde atingiu as metas, e determinar onde ainda há espaço para melhorias.