Cómo encontrar el repositorio de investigación UX más adecuado en 5 pasos [más una plantilla de evaluación de Condens].

Un repositorio de investigación de usuarios es una base de conocimiento de puntos de contacto que almacena y organiza datos, perspectivas e investigación de usuarios para abordar los comentarios, ayudar a los equipos a analizar la información de forma eficaz y colaborar para mejorar la experiencia del producto (PX).

El proceso de evaluación en 5 pasos de este artículo muestra una forma estructurada de encontrar la herramienta digital más adecuada para tu equipo. Además puedes respaldar tu decisión descargando de forma gratuita esta plantilla de objetivos y evaluación de Condens.

El alcance del proceso de evaluación que tu equipo de producto realice, depende del tamaño de tu organización y del número de personas implicadas. Puede que a un equipo de investigación de una persona le lleve solo un día tomar una decisión, pero puede durar varias semanas en una gran empresa o negocio.

Así que empecemos.

Nota: te recomendamos seguir cronológicamente los cinco pasos del siguiente proceso, pero en algunos casos puede que tengas que volver a pasos anteriores. Por ejemplo, si durante una demostración te enteras de un aspecto interesante de un repositorio en el que no habías pensado antes (en el paso 4), querrás añadirlo a tu lista de requisitos (en el paso 2). Por eso es es útil tener flexibilidad aquí.

1. Define y prioriza tus objetivos

Un error común al elegir un repositorio de investigación de usuarios es saltar directamente a las herramientas e iniciar una comparación. Pero comparar herramientas de repositorio es difícil si no tienes claro qué buscar.

En su lugar, empieza por definir lo que quieres obtener del repositorio. Es fundamental tener objetivos estratégicos en el proceso del desarrollo de productos ya que te ayuda a entender las funciones y beneficios de un repositorio de investigación UX. 

A continuación, crea un documento para poner por escrito tus objetivos. Aquí encuentras una plantilla de objetivos y evaluación que incluye los objetivos más frecuentes de los investigadores de UX para un repositorio. Haz una copia y rellénala con la información que vayas recopilando a lo largo del proceso:

Columnas A-C: objetivos preliminares

Un elemento clave de esta plantilla es la columna B, la cual establece los objetivos a los que debe servir el repositorio. Un objetivo consiste en: 

• El resultado que deseas, por ejemplo, centralizar los datos de investigación existentes

• El beneficio del objetivo final, por ejemplo responder preguntas de los compañeros más rápidamente

Sólo tienes que eliminar las filas de la hoja de cálculo que contengan objetivos que no sean relevantes para ti y añadir los objetivos que aún no estén en la lista.

La columna A describe la función global a la que pertenece un objetivo respectivo, lo que puede ayudarte a organizar los objetivos en categorías para localizarlos y priorizarlos fácilmente. 

A continuación, utiliza la columna C para describir los cambios previstos y los resultados deseados a modo de ejemplos concretos, posiblemente refiriéndose a funciones o escenarios concretos de tu organización. La plantilla incluye algunas referencias de ejemplo, que puedes adaptar o cambiar fácilmente para adaptarlas a tu producto y mercado.

Columna D: implicar al equipo y a los Stakeholders

A continuación, habla con las partes interesadas que hayas identificado en la columna D: pregúntales cuáles son sus puntos de dolor, sus historias y sus objetivos con la investigación de UX. También puede ser útil realizar un análisis de stakeholders para garantizar la aprobación y el apoyo de ejecutivos e inversores. Involucrar a estos stakeholders te ayuda a ver cosas que podrían haberse pasado por alto y aumenta la aceptación una vez el repositorio sea implementado. 

Cuando incluyas a tu equipo y a las partes interesadas en esta fase, se recomienda ser lo más detallado posible. Por ejemplo, si quieres facilitar a las partes interesadas la búsqueda de investigaciones existentes, pregúntales por la última vez que intentaron aprender algo de una investigación existente y los métodos de investigación que utilizaron. Intenta descubrir qué debe ofrecer un repositorio para que las partes interesadas puedan utilizarlo para alcanzar sus objetivos empresariales y de producto.

Adapta y perfecciona continuamente la hoja de cálculo en función de las aportaciones de las partes interesadas. También puedes añadir una clasificación de prioridades colocando los objetivos importantes en las filas superiores y los menos importantes debajo.

2. Identifica los requisitos de tu equipo

Ahora que ya tienes una idea de lo que el repositorio debe ayudarte a hacer y a quiénes involucrar en el proceso, el siguiente paso es pensar en cómo satisfacer las necesidades del equipo. Realiza un análisis de carencias para evaluar: 

• La propia herramienta de repositorio y las funciones que debe ofrecer el software.

• Los cambios en los flujos de trabajo y los hábitos de las personas involucradas. Cuanto mayor sea tu organización, más relevante será este aspecto.

En la plantilla, utiliza las columnas E y F para cada uno de los dos tipos de requisitos:

Columnas E y F: identificar requisitos

La columna E se refiere a las capacidades de la propia herramienta: ¿qué características debe tener? Debes ser lo más detallado posible y tener en cuenta aspectos como las posibilidades de acceso de las partes interesadas y la facilidad para compartir los resultados.

A continuación, la columna F describe los cambios en el flujo de trabajo: ¿qué debe cambiar con respecto al proceso actual? ¿Qué nuevas tareas hay que planificar, qué procedimientos cambiarán y qué tareas desaparecerán? Pensar en los retos de la gestión de productos ayudará en este punto.

La plantilla incluye ejemplos de respuestas en las columnas E y F. Rellenar estas columnas correctamente -y en colaboración con los demás stakeholders- ayudará a que tu equipo descubra posibles bloqueos u obstáculos desde el principio.

3. Crear una lista de herramientas

Ahora que tienes una buena base sobre las necesidades de tu equipo, puedes empezar a buscar herramientas de repositorio de investigación. 

Empieza por consultar listas de herramientas populares y verificadas en sitios como G2. Esta investigación cuantitativa te ofrece diferentes puntos de vista de diseñadores de UX y equipos de producto. A partir de ahí, puedes crear una larga lista de posibles herramientas y luego reducirla comprobando algunos de tus criterios no negociables o cruciales enumerados en la columna E. 

Intenta llegar a un punto en el que sólo tengas dos o tres proveedores de SaaS (software como servicio) entre los que elegir y, a continuación, realiza una evaluación más exhaustiva (sigue leyendo para saber cómo).

4. Utilizar demostraciones y ensayos

Utilizando los dos o tres proveedores preseleccionados, ya puedes proceder a recopilar más información. Los sitios web y los centros de ayuda de las herramientas deberían ofrecerte una buena visión general de sus capacidades, pero para refinar esta búsqueda, ponte en contacto con tus equipos de ventas y compárteles tus objetivos específicos para que puedan explicarte cómo su herramienta satisfará tus necesidades de producto y de usuario. En este paso es donde realizarás pruebas de usabilidad para determinar si la herramienta es la adecuada para tu equipo.

Utiliza la página dos de la plantilla de objetivos y evaluación para estructurar esta evaluación.

The first row is for entering the respective vendor’s name. Then, the template has two main categories: 

1. User experience, which evaluates how easy and fun it is to use the tool

2. Functionality, which evaluates whether the tool provides the features you need to accomplish your goals

La primera fila sirve para introducir el nombre del proveedor correspondiente. A continuación, la plantilla tiene dos categorías principales: 

• La experiencia del usuario, que evalúa lo fácil y divertido que resulta utilizar la herramienta.

• Funcionalidad, que evalúa si la herramienta ofrece las características que necesita para alcanzar sus objetivos.

Más allá de las puntuaciones (1 es peor, 5 es mejor), utilice también la sección de comentarios para recoger aspectos cualitativos de cada herramienta.

Recomendamos evaluar las herramientas en equipo, ya que las opiniones de los empleados te ayudarán a tomar una decisión que funcione para todos. Pueden rellenar la hoja juntos, reservando un tiempo en sus calendarios para hacer una demostración de la herramienta en equipo, o dejar que cada miembro del equipo y las partes interesadas evalúen las herramientas de forma asíncrona. En cualquier caso, pídele a cada persona que escriba sus impresiones en la plantilla de evaluación para que puedas mantener la información de todos en un lugar relevante.

Encontrarás otras tres categorías para la evaluación: 

• La seguridad y la privacidad suelen ser una cuestión de "está bien" o "no está bien", y requiere la participación del equipo de seguridad o jurídico. 

• La asistencia y la incorporación tienen en cuenta varios aspectos, como el alcance de la asistencia y los servicios de incorporación incluidos en los respectivos planes; los canales disponibles para comunicarse con el proveedor; o incluso las diferencias horarias para garantizar un solapamiento suficiente durante una jornada laboral.

• El precio se refiere (¡sorpresa!) al coste que la herramienta supone para tu equipo.

La mayoría de las herramientas ofrecen una demostración en vivo para ayudarte a entender cómo pueden satisfacer tus requisitos de producto y tus objetivos empresariales. También recomendamos aprovechar las pruebas  gratuitas que ofrecen las herramientas. Idealmente pruébalas usando datos de investigación reales (si el equipo jurídico lo permite), ya que es la mejor manera de evaluar si la herramienta es adecuada para tu equipo.

5. Asignar funciones al equipo y elaborar un plan de incorporación

Después de recopilar información de demostraciones y pruebas, es hora de tomar una decisión. Es posible que desees organizar una breve reunión con el equipo, tu jefe y otras partes interesadas clave para discutir sus feedbacks y tomar juntos la decisión final. La colaboración interfuncional ayuda a mejorar la alineación del equipo con el plan durante todo el proceso de investigación. 

Una vez que decididos por una herramienta, asigna a alguien la responsabilidad de su implementación. Esto incluye la compra de la herramienta, la definición de las estructuras de datos en el repositorio, la coordinación de la migración del material de investigación existente, la provisión de acceso a todos los usuarios, dar a conocer el repositorio dentro de la organización y garantizar de que todo el mundo fue debidamente inducido a la herramienta. Tener claras estas funciones es especialmente importante para la incorporación y el trabajo en equipos remotos. 

Recuerda que la introducción de un repositorio lleva tiempo y que un plan de implementación adecuado es fundamental para el éxito. No es necesario implantar cada objetivo desde el principio: ten en cuenta la priorización de objetivos (del paso 1) y céntrate primero en los más importantes para que la tarea de implantar el repositorio de investigación sea más manejable y genere un impulso.

Por último, evalúa el valor del repositorio al cabo de un tiempo comparando lo que has conseguido con tus objetivos iniciales. Lo ideal es haber definido medidas de éxito y métricas (véase la columna G de la plantilla). Ahora puedes recopilar datos sobre estas medidas de éxito, identificar en qué aspectos se ha alcanzado los objetivos y determinar en qué aspectos se puede mejorar.